L’IMPORTANZA DELLE PROCEDURE

Anche se oggi dirigo un gruppo di oltre 260 collaboratori, con diverse aziende in vari settori, vent’anni fa il mio primo negozio fu un vero e proprio fallimento. Sai perché?
Perché, nonostante avessi l’entusiasmo e le ambizioni di chi apre una sua prima attività, non avevo una guida, facevo del mio meglio senza però avere una strategia o seguire delle procedure.

La mia azienda ero io, one-man company, e quando ero presente le cose andavano abbastanza bene ma quando non c’ero, le cose peggioravano notevolmente perché il mio ruolo si moltiplicava all’interno dell’azienda e ognuno giocava la propria partita senza seguire un piano o una strategia. Questa direzione non poteva portare a ciò che avrei voluto e dopo pochi mesi fui costretto a chiudere.

Best practices

Avete mai sentito parlare di “best practices”? Le cosiddette “buone pratiche”, che a livello organizzativo sono le cosiddette “procedure”. Nello specifico per buona pratica s’intende l’insieme delle procedure condivise e da condividere all’interno di un’organizzazione. Come nella cabina di pilotaggio di un aereo dove prima di partire pilota e copilota prefigurano la rotta da seguire mettendo in pratica delle procedure di controllo – molte volte anche doppie – per evitare qualsiasi tipo di errore e per far sì che l’aereo arrivi a destinazione.

Noi viviamo nelle procedure

Il codice civile e il codice penale dettano delle procedure; i vigili, la polizia, i carabinieri, hanno delle procedure da seguire e da verificare; il medico ha delle procedure, l’avvocato ha delle procedure;
Le procedure rappresentano una garanzia di standard di qualità. Se punti in alto, se vuoi che la tua azienda raggiunga il successo, devi avere delle procedure scritte perché esse garantiscono degli standard di qualità e soprattutto una costante di qualità.

Ti do tre consigli pratici:

1) Definisci bene il lavoro da fare;
2) Migliora lo standard;
3) Scrivi su un blocco le procedure adottate e i risultati ottenuti.
Tutto ciò permetterà anche ad altri di ripetere le medesime operazioni ottenendo standard di qualità simili e magari migliori.

Procedure scritte

Molte aziende non raggiungono il successo o non ottengono ciò che si prefissano di ottenere perché non seguono delle procedure scritte, perché i propri dipendenti non rispettano dei comportamenti e delle azioni ‘standard’. Una procedura ben scritta è di basilare importanza per mettere in piedi un’azienda di qualità e quindi per generare un lavoro, una produzione di qualità.

La standardizzazione dei processi…

…dovrebbe essere l’obiettivo di qualsiasi organizzazione. Le procedure ci supportano nel nostro lavoro e ci permettono di ripetere alcuni compiti sempre con le medesime modalità, dandoci la sicurezza che quelle modalità predefinite siano le migliori perché comprovate. In pratica una procedura deve definire il modo migliore per svolgere una determinata operazione.

Solitamente le procedure devono essere non troppe e nemmeno pochissime. Nel senso che scrivere dozzine e dozzine di procedure non è necessario né produttivo e si tratta di un approccio che può creare più problemi di quanti possa risolverne. Quando le procedure sono troppe, molto spesso i materiali da consultare finiscono nel dimenticatoio, non vengono utilizzati perché magari sono nascosti in qualche archivio informatico, non vengono aggiornati e soprattutto sono dispersivi.

Le procedure invece devono essere chiare e ben definite, ed è proprio per questo che dovrebbero essere scritte seguendo delle linee fondamentali – che vi spiego nel prossimo passo – per visualizzare nel modo più semplice i vari compiti da svolgere e le diverse regole da rispettare.

Come e perché scrivere delle procedure

Definire a monte del nostro lavoro quali procedure ci serviranno e per quale motivo, è un ottimo punto di partenza per non commettere un classico errore: avere decine di faldoni di carta inutile. Nello scrivere delle procedure, inoltre, è bene partire dai compiti più semplici e proseguire verso quelli più complessi, non il contrario.

Perché dovrebbe servirci una procedura?” La domanda può sembrare banale ma dare una risposta non è affatto scontato.

Lo scopo sul quale si basa la creazione di un sistema di procedure, deve fondarsi su processi documentati e comprovati dall’esperienza, ben scritti e che si possano ricondurre a quattro punti fondamentali:

1) Conformità

Le procedure devono essere conformi alle leggi e alle normative di settore. I processi devono essere ben definiti e documentati, magari anche con dei video che ne supportano e ne mettono in evidenza l’andamento nel tempo. In questo modo sarà più semplice applicare delle misure di controllo e correggere laddove è necessario, migliorando alcuni passaggi.

2) Individuare i bisogni a livello operativo:

Cos’è davvero importante nel nostro business? Cos’è fondamentale per avere successo?
I processi considerati “chiave” sono ben visibili e trasparenti? E soprattutto, vengono condotti nel migliore dei modi? Il Top management è consapevole di tutto ciò? Sono chiari i mezzi che servono per raggiungere determinati obiettivi? Le informazioni importanti vengono veicolate nella maniera giusta per evitare che vengano disperse o fraintese?

3) Gestione dei rischi

Gestire il rischio senza aver paura è una componente essenziale di ogni business. Si tratta di un processo a tutti gli effetti, che assicura che tutto si svolga come previsto dall’organizzazione non trascurando l’imprevisto. Individuare eventuali problematiche e stabilire delle procedure in tal senso, significa inoltre addestrarsi al superamento delle crisi, che in fondo possono essere delle occasioni per poter migliorare tutti i processi. In questo contesto le procedure dovranno definire delle misure specifiche per prevenire l’accadimento di certi eventi o per gestirli nel caso in cui dovessero verificarsi.

4) Miglioramento continuo

Migliorarsi continuamente e di conseguenza migliorare il sistema e l’ambiente all’interno del quale si lavora dovrebbe essere forse la prima preoccupazione di ogni organizzazione. Se non c’è la volontà e l’intenzione di migliorarsi nel corso di tutta la vita si rischia di rimanere sempre al punto di partenza, rinunciando a qualsiasi forma di evoluzione. Pensare che il proprio lavoro, la propria persona e l’insieme delle persone che formano un’azienda possono migliorare vuol dire essere consapevoli che qualcosa di nuovo e di più proficuo può sempre accadere. Significa tendere verso il successo costantemente e, in definitiva, vuol dire non accontentarsi, bensì progredire ed eventualmente anche cambiare. In quest’ottica l’intera organizzazione, l’intera struttura aziendale sarà costantemente orientata verso lo sviluppo, sarà tenacemente proiettata verso il successo.

Delle procedure scritte ben definite, chiare e comprensibili e soprattutto comprovate, ti permetteranno di definire gli obiettivi operativi e strategici, e la strada migliore per raggiungerli. Per funzionare al meglio, però, le procedure devono essere periodicamente verificate, rinnovate e migliorate.

Buona giornata
Leonardo Leone, Imprenditore e autore del Best-Sellers IO CREO IL MIO SUCCESSO
e fondatore del Percorso Io Creo il Mio Destino

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